简答题

请阐述IT环境下与手工环境下采购/付款流程的差异。

正确答案

IT环境下与手工环境下采购/付款流程有着较大的差别,主要包括以下几个方面:
IT环境下实现数据的高度共享和及时传递。在手工环境下,采购、仓库、财务等部门之间不能实现信息共享和传递,而在IT环境下,采购、应付、存货、总账子系统之间保持密切的联系,子系统之间的数据能够及时传递,采购、财务、仓库等部门可以共享信息。
IT环境下保证数据一致性和工作高效性。在手工环境下,由于采购、仓库、财务等部门之间不能实现信息共享和传递,采购部门常常因得不到准确的存货信息而盲目采购;财务、采购部门都重复处理采购发票,采购、仓库都重复处理入库单,因而造成数据不一致、效率低下。在IT环境,采购、应付、存货、总账子系统之间实现数据共享和及时传递,采购、财务、仓库等部门可以共享信息,并实现数据一次录入,多处使用,保证了数据的一致性和高效性。
IT环境下加强了统计分析能力。在手工环境下,由于数据不能共享、不能及时得到所需的数据,各种统计分析工作受到极大的影响。在IT环境下,实现了数据共享,同时充分发挥计算机的高速处理能力,使得统计分析能力大大加强了,用户可以随时随地得到各种分析信息,如采购统计表、入库统计表、暂估统计表、在途统计表、采购资金分析表、采购货龄分析表、应付账款账龄分析表等。
IT环境下使得无纸采购、付款业务成为可能。在西方发达国家,信息高速公路已经四通八达,采购子系统的订单通过电子数据交换(EDI—Electronic Data Interchange)系统“寄”给供应商,甚至订单上审批主管人员的签字也可原原本本传送。在我国,随着INTERNET和EDI的广泛使用,无纸采购系统将要或正在成为可能。与此同时,随着银行电子结算系统(ECTPS-Electronic Corporate Trade Payments System)广泛使用,应付子系统与其相连接,每天计算机自动检查付款计划,把到期应付的款项通过网络通知银行划款同时修改企业付款信息,使得无纸付款系统成为可能。

答案解析

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