A及时回复重要的邮件,重要邮件理想的回复时间是2小时内,对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时。
B若需处理的事情复杂,无法及时确切回复,应该及时的回复“收到了,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复”等信息,让发件人了解事情已进入处理流程。
C对需要信息确认的邮件,若实际信息与发件人需要确认的一致,收件人要回复邮件表示作出确认,避免让发件人迟迟得不到结果。
D回复要具有针对性,当回件答复问题的时候,把相关的问题抄到回件中,然后附上答案,做到一一对应。
E不要就同一问题多次回复讨论,若收发双方就同一问题的交流回复超过3次,出现交流不畅时,应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
F区分单独回复和回复全体。