简答题

皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽,她聪明能干,在公司深受重用。她经常与罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一起游玩。两家都进行皮革进出口贸易。虽然两人的性格完全不一样,李丽热情开朗,乐于助人,陈珍妮温柔沉静,内向含蓄,两人几乎是无话不谈的好朋友。 在一次闲聊时,陈珍妮说最近的心情不太好,因为公司生意一直不佳,总经理急得茶饭不思,并且常常把气出在她的身上。李丽说:“你也不要太在意,我们做秘书的要自己调节心情。我们公司的成绩倒不错,我们经理在今天上午就签定了一个合作意向书,有上千万元。如果这笔生意做成,可以赚进一百多万元。我没法告诉你详细情况。但这次谈判确实非常顺利。”李丽一边说,一边沉浸在谈判成功的喜悦之中。 过了几天,李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签定正式合同时,超过了约定时间,还不见代表团的影子。后来德国某公司长驻中圉的代表打来电话说:“代表团已与昨天回国,就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签定了购货合同,价格低于贵公司百分之十。” 皇朝贸易公司上下都非常沮丧,李丽更是懊恼无比,她想没有提醒总经理及时采取快速行动,也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向。令她百思不得其解的:罗浪斯公司是怎样获取德国代表团的情报的?他们是如何抢走生意的? 问题: (1)罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的? (2)秘书与亲朋好友谈话或闲聊时,是否可以不分场合、不分对象畅所欲言? (3)企业的机密有哪些? (4)秘书在日常工作中应该怎样做好保密正作?

正确答案

(1)李丽在谈话中无意透露出的信息,给罗浪斯公司的陈珍妮抓住了机会,得到了这
笔生意
(2)即使是最好的朋友,也不可不分情况畅所欲言,何况是竞争对手,这是文秘人员的基本
职业道德
(3)企业的机密包括公司的生产流程,工艺技术,组织人事,资金运作,客户资料,流通渠道
等.上司正在考虑,讨论而未作定论,未公开宣布的内容.上司的隐私,疾病和公司内发生的
事故,人事争端,内部失窃,经济纠纷等
(4)应做到不该说的不说,不该听的不听,不该记录的不记录,机密内容用专用记录本记并妥善保管,机密文件严密保管,自己的电脑设置密码等。

答案解析

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  • 秘书小刘第一天到公司办公室上班,穿了一身很时尚的服装:上身是无领无袖的粉红色短衫,下身是一条红色短A字裙。下班时,办公室主任嘱咐她第二天换一身衣服来上班。这是为什么?

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  • 天地公司的总经理秘书小李工作业绩突出,他在个人总结中提出,要搞好办公室的事务管理,就需要充分认识它的特点,请说明办公室事务管理的特点。

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  • 李莉是某市有名的女强人,典型的职业女性,担任某宾馆的总经理已经10年了。该宾馆为商务和旅游旅行者提供高质量的旅馆服务,现拥有150名员工,4个部门,每年上缴国家利税2000多万元。 李莉信奉“业精于勤”这四个字。2010年3月12日,她早上5:00起床,5:30上路,16分钟后到达办公室,一天的工作开始了: 5:46李莉开始浏览报纸。 6:00李莉召开高层领导班子碰头会。会议的议题是:由运营副总经理汇报全面质量管理计划的进展情况;讨论年度资金预算情况;解决第二分部春节期间由于供热系统出现问题而引起的顾客投诉;针对今年的“五一黄金周”如何做广告来提高宾馆的收入。 7:30参加公司的早操、早歌。李莉认为这是企业文化的一项主要内容,早操锻炼身体,早歌凝聚人心。10年来,她基本上是利用这个时间和这种形式激励员工,使每位员工一天都有好心情和奋斗力。 7:50李莉坐上前往第三分部的汽车。虽然总部有计算机决策支持系统,可以帮助她根据各分部的入住率、客户投诉次数和其他服务质量指标来评估业绩,但她仍然坚持每月一次实地考察。她说:“走动管理至少有三个好处:一是可以直接获得计算机不能提供的、更可靠的信息;二是可以激励员工、振奋人心;三是可以拉近与顾客的距离,使我更加准确地知道他们想要什么样的服务。”8:40到达目的地,她走访了每位员工及一些顾客,与他们进行了亲切的交谈,对于他们提出的问题,都进行了记录,以备改进。后来又察看了分部的餐厅、游艺厅等。 11:30视察结束,李莉吃完简单的午餐后,于13:00回到办公室,准备写演讲稿。 13:30秘书进来告诉她某装饰公司的胡经理来了。李莉想公司是胡经理的老客户,以前胡经理对公司非常优惠,装修质量也不错,但最近装饰材料价格上涨,公司若按以前的报价,胡经理肯定不会承揽即将进行的总部翻新工程。翻新工程不大,领导班子决定预算在30万元,假如胡经理不同意这个价格,公司将在全市招标,她知道毕竟他们也不想失去老客户。 15:00送走胡经理后,李莉的注意力又回到了演讲稿上。 16:00演讲稿完成。李莉喜欢像今天这样紧张而有序的日子。

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  • 李莉是某市有名的女强人,典型的职业女性,担任某宾馆的总经理已经10年了。该宾馆为商务和旅游旅行者提供高质量的旅馆服务,现拥有150名员工,4个部门,每年上缴国家利税2000多万元。 李莉信奉“业精于勤”这四个字。2010年3月12日,她早上5:00起床,5:30上路,16分钟后到达办公室,一天的工作开始了: 5:46李莉开始浏览报纸。 6:00李莉召开高层领导班子碰头会。会议的议题是:由运营副总经理汇报全面质量管理计划的进展情况;讨论年度资金预算情况;解决第二分部春节期间由于供热系统出现问题而引起的顾客投诉;针对今年的“五一黄金周”如何做广告来提高宾馆的收入。 7:30参加公司的早操、早歌。李莉认为这是企业文化的一项主要内容,早操锻炼身体,早歌凝聚人心。10年来,她基本上是利用这个时间和这种形式激励员工,使每位员工一天都有好心情和奋斗力。 7:50李莉坐上前往第三分部的汽车。虽然总部有计算机决策支持系统,可以帮助她根据各分部的入住率、客户投诉次数和其他服务质量指标来评估业绩,但她仍然坚持每月一次实地考察。她说:“走动管理至少有三个好处:一是可以直接获得计算机不能提供的、更可靠的信息;二是可以激励员工、振奋人心;三是可以拉近与顾客的距离,使我更加准确地知道他们想要什么样的服务。”8:40到达目的地,她走访了每位员工及一些顾客,与他们进行了亲切的交谈,对于他们提出的问题,都进行了记录,以备改进。后来又察看了分部的餐厅、游艺厅等。 11:30视察结束,李莉吃完简单的午餐后,于13:00回到办公室,准备写演讲稿。 13:30秘书进来告诉她某装饰公司的胡经理来了。李莉想公司是胡经理的老客户,以前胡经理对公司非常优惠,装修质量也不错,但最近装饰材料价格上涨,公司若按以前的报价,胡经理肯定不会承揽即将进行的总部翻新工程。翻新工程不大,领导班子决定预算在30万元,假如胡经理不同意这个价格,公司将在全市招标,她知道毕竟他们也不想失去老客户。 15:00送走胡经理后,李莉的注意力又回到了演讲稿上。 16:00演讲稿完成。李莉喜欢像今天这样紧张而有序的日子。

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  • 张经理是珠海某著名四星级酒店的客房部经理,7月某天上午8:00,他刚踏入办公室,秘书小李就风风火火地跑进来,兴奋地说“国家正式发布,非典得到全面控制,一切警戒全部解除,要将重点转到恢复正常的经济工作上去。”张经理还没好好感受这好消息,一系列的难题就来了: 上午9点有一个日本旅游团50人入住,其中45人是一家三口组成,需要15间家庭套房,但客房部今天剩余的家庭套房只有10间,12点之前肯定腾不出房。这个问题该怎么解决? 旅游局通知,今天上午9点召开全市酒店工作会议,会议议题是非典过后各酒店如何恢复生产,迎接可能到来的旅游高峰。总经理要求张经理代表酒店出席并准备发言。 总经理秘书来电话说,老总明天要出差,希望能有时间与张经理讨论客房部如何完成下半年的营运目标的问题。 公关部经理来电说,酒店准备与南方航空公司在广州、北京、上海推出“浪漫珠海新感觉,机票+酒店套餐”,广告稿已经设计出来,需要他来定。 人力资源部来电说,小林昨天提出辞职,原因是另外一家酒店要挖她过去;小林可是他培养了五年的爱将,做事认真负责,对待客人真诚,酒店各项业务都精通。 老婆来电话,岳母大人上午10点到,要张经理开车去机场接一下。

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