正确答案
在手工账务处理中,会计科目均以文字形式表示,除一级科目有财政部统一规定代码外,二级以下明细科目均无代码。这种文字形式的科目对于计算机处理来说至少有三个缺点:
(1)文字形式的科目名称较长,计算机账务处理系统中,几乎每个文件都用到会计科目,使用文字形式的科目,必然占用大量存储空间,浪费计算机内外存。
(2)科目在账务处理中用于对经济业务进行分类,是某类经济业务的分类标志,要求具有准确性、确定性和唯一性,保持前后一致。对于计算机来说,文字型的科目有二义性,文字中多一个空格或少一个空格,计算机就会认为是两个不同的科目。因此,文字型的科目不便于计算机分类处理。
(3)凭证中的会计科目需要人工输入、文字型的科目不便于提高输入速度。
早在计算机被用于会计处理之前,人们就提出会计科目的编码问题。当用代码表示会计科目时可以简化业务处理,提高处理速度。计算机用于会计领域后,对会计科目进行编码更成为一项必不可少的工作。对会计科目进行编码的目的在于:
①保证会计科目的唯一性。用一个代码唯一地标识一个会计科目,可以避免会计科目的二义性,保证会计科目的唯一性。
②简化会计数据的表现形式。对会计科目进行编码后,每个会计科目有唯一的科目编码,用代码表示既可表示会计科目,又可判断科目的属性,如类型(资产、负债等),科目的级别(一级、二级、三级),这样将简化会计数据的表现形式,有利于会计数据的输入、存储、和传输。
③便于对会计数据加工处理。对会计科目进行编码后,计算机可以根据科目编码进行记账、汇总和分类等。 在账务处理子系统中,必须设计一套相应的科目编码方案,建立一套科学的会计科目体系,这将对提高账务处理子系统的输入效率,保证账务处理的正确性,以及输出详细而又完整的会计信息都有极为重要的意义。