正确答案
一、确定举办新闻发布会的理由和时机
在举办某一具体的新闻发布会之前，需要对以下两点加以确认：
1.是否具有恰当的理由
恰当的理由，又称新闻“由头”，主要是指新闻发布会上发布的信息，是否具有专门召集记者前来予以报道的理由。
旅游组织需要运用新闻发布会传播的公共关系事项主要有：开业及重大庆典；新产品、新景点、新旅游线路、新服务项目的退出；经营管理方针的改变；组织最高管理层人事变动；违纪事件发生的善后等。这些事项需要向社会公众和新闻界沟通、传播和解释时，要及时举办新闻发布会。
2.是否是恰当的时机
时机恰当是对组织新闻发布会的一个基本要求。恰当的时机，主要是指举办新闻发布会的时间，是否是发布企业有关信息的最佳时机。新闻发布会的日期，要与将发生或已经发生的事件在时间上靠近，但也不宜过于仓促。时间上相距太远，会给公众形成时过境迁或“只听雷响、不见下雨”的感觉。此外，新闻发布会应注意避开节假日和重大的社会活动的时间，以保证受邀记者的出席时间，保证记者出席率。
二、新闻发布会的主要环节和注意事项
1.会议筹备阶段
（1）根据主题准备材料。
（2）确定主持人、发言人及工作人员。
（3）确定邀请记者的范围。
（4）适当的地点和设施的准备。
（5）做好经费预算。
2.会议进行阶段
（1）配备恰当人员。
（2）信息真实准确。
（3）把握分寸。
3.总结评估阶段
（1）全面收集与会记者在报刊、杂志、广播、电视及网络等媒介上发表的稿件和图像报道，进行归类分析，存为资料，作为评估效果的依据。
（2）对照与会记者名单，核查发稿率，供日后邀请记者时参考。
（3）追踪和调查记者对新闻发布会准备与组织工作的反应，检查新闻发布会筹备、组织工作状况以及在接待]服务等方面是否存在不足，以不断提高新闻发布会的质量。
（4）对已发新闻报道的记者，应给予特别的联系并致谢意，以加强与记者的感情沟通。