简答题

以预订部为例,简述文档归类存放的方法。

正确答案

待处理类:对于待处理类文档,首先应按轻重缓急,将文件、表格分成急办、日常事务两类,然后分别放在文件篮、文件架中。
临时类:应分门别类地整理好,然后存放在档案柜的专用抽屉内。存放顺序:
(1)订房资料:对于近期的订房资料,先按抵店日期,后按字母顺序存放。远期的订房资料,一般先按抵店月份,后按字母顺序存放。
(2)报价信函:按字母顺序存放。
(3)在店客人档案(登记表):按字母顺序存放。
永久存放类:可存放在贴有标签的活页夹内,也可存放在专用的柜子内。还可以打成包,在包外标明名称,存放在专门的房间内。另外,对于某些重要资料,应存放在特别安全的地方,以防火灾或其它人为原因所造成的损失。

答案解析

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