简答题

从文员工作角度对比说明打电话和接听电话的异同。

正确答案

相同之处:
①都应先问好,再传达自己的信息;
②都应保持耐性、热情的态度;
③通话结束,应让对方感受到自己愉快的心情;都应简明扼要表达自己的意思。
不同之处:
①打电话应首先查清楚对方的电话号码;接电话应等电话铃响2—4声就接听。
②打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍;接电话则没有这一步。

答案解析

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  • 如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长,你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话,告诉上司要找的人马上就会来听电话,让上司直接与对方通话。

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  • 某公司聘任文员邹某上班处理邮件时,正巧赶上接听电话.他一手操持电话,另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上,并顺手拿过笔在“收件人”处签了字。打完电话,他急忙把所有的信封都剪开了,忙乱中一封信被剪掉了回信地址的一角,他并未在意。这时,他抽出所有的信纸,放在一边,而把所有的信封放在了另一边,并开始阅读邮件。当阅读到写有“亲爱的„„”一封信时,他意识到拆错了信,匆匆将信装哇一个信封,并用胶水粘了起来。在处理其他信件时,其中有一封急件,觉得应该由上司回信.他把几封信棍在一起放在上司的办公桌上。这时,上司把写有美国地址的英文名片递给他,让他打印一个寄往美国的信封,小邹按照以往写信的习惯,把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。

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  • 某公司聘任文员邹某上班处理邮件时,正巧赶上接听电话.他一手操持电话,另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上,并顺手拿过笔在“收件人”处签了字。打完电话,他急忙把所有的信封都剪开了,忙乱中一封信被剪掉了回信地址的一角,他并未在意。这时,他抽出所有的信纸,放在一边,而把所有的信封放在了另一边,并开始阅读邮件。当阅读到写有“亲爱的„„”一封信时,他意识到拆错了信,匆匆将信装哇一个信封,并用胶水粘了起来。在处理其他信件时,其中有一封急件,觉得应该由上司回信.他把几封信棍在一起放在上司的办公桌上。这时,上司把写有美国地址的英文名片递给他,让他打印一个寄往美国的信封,小邹按照以往写信的习惯,把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。

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  • 文员在处理上司指派的工作时,首先要仔细制定计划,简要说明制定计划时应注意的几个要点。

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